Automatyzacja procedur w kontekście prowadzenia ksiąg rachunkowych
Automatyzacja procedur księgowych jest ściśle związana z rodzajem i klasyfikacją używanego systemu księgowego oraz kompetencjami kadry odpowiedzialnej za jego obsługę. Zaawansowane systemy klasy ERP oferują integrację modułu finansowo-księgowego (FK) z innymi modułami niezbędnymi w zarządzaniu przedsiębiorstwem, takimi jak:
- moduł kadrowo-płacowy,
- zarządzanie aktywami trwałymi,
- moduł handlowo-magazynowy,
- zarządzanie procesem produkcyjnym,
- zarządzanie relacjami z klientem (CRM),
- logistyka.
Niektóre systemy oferują również specjalistyczny moduł rozrachunków z zaawansowanymi funkcjami analitycznymi.
Kluczową korzyścią z zastosowania zintegrowanych systemów jest ich wewnętrzna koherencja oraz możliwość automatycznego przyporządkowywania operacji księgowych. Dla przykładu gdy dodajemy nowego pracownika do modułu kadrowo-płacowego, automatycznie pojawia się on w centralnym słowniku pracowników, dostępnym w innych modułach, w tym w module FK. Podobnie, dodając nowego kontrahenta w module handlowym, tworzymy dla niego dedykowane miejsce w głównym słowniku. Jeśli ten słownik jest używany jako narzędzie analityczne dla kont rozrachunków, nowy kontrahent będzie się tam pojawiał bez potrzeby tworzenia dodatkowego konta analitycznego.
W momencie wystawienia faktury sprzedaży w module handlowo-magazynowym, jest ona widoczna w module FK. Tutaj możemy zdefiniować tzw. dekret dla określonej grupy faktur. Proces ten, nazywany dekretacją, odbywa się zgodnie z wcześniej ustaloną definicją dekretu. W skrócie, definiowanie dekretu polega na przypisaniu określonej definicji do konkretnego typu dokumentu o statusie księgowym, jak na przykład faktura sprzedaży towarów. W definicji dekretu widać elementy faktury, takie jak wartość netto, VAT czy wartość brutto. Następnie przypisujemy odpowiednie konta do tych pozycji, określamy stronę zapisu i treść operacji. W efekcie, wszystkie dokumenty tego typu są automatycznie dekretowane według ustalonego schematu.
Jeśli moduł handlowo-magazynowy jest skonfigurowany tak, że wystawienie faktury powoduje natychmiastowe wydanie sprzedanego towaru z magazynu, w definicji dekretu tę wartość przypisujemy do kont związanych z kosztem sprzedanych towarów i stanem magazynowym. Ta sama definicja dekretu generuje zapisy księgowe dotyczące zarówno sprzedaży, jak i kosztu sprzedanego towaru. Proces dekretacji może być realizowany na bieżąco lub zbiorczo, na przykład na koniec miesiąca.
- Integracja z danymi zewnętrznymi Współczesne technologie umożliwiają integrację systemów księgowych z danymi zewnętrznymi. Przykłady to pliki JPK, zestawienia operacji bankowych czy faktury elektroniczne w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nie bez znaczenia w dla kosztów prowadzenia księgowości dla branży e-commerce pozostają integracje z zewnętrznymi systemami takie jak :
- BaseLinker którego integracja z naszym system księgowym znacząco upraszcza i automatyzuje procesy związane z obsługą faktur i zamówień, co przekłada się na większą efektywność działania firmy. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na kluczowych aspektach swojego biznesu, jednocześnie mając pewność, że obsługa dokumentów księgowych jest prowadzona sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Apilo integracja uzywanego przez nas systemu (wfirma.pl) i Apilo.com otwiera przedsiębiorcom nowe możliwości w zakresie zarządzania sprzedażą i finansami. Dzięki tej spójnej współpracy, użytkownicy mogą cieszyć się łatwym i automatycznym przepływem danych między platformami, co przekłada się na większą efektywność i oszczędność czasu.
Kluczowe jest zapewnienie, że dane te są kompleksowe, aktualne i niepodlegające modyfikacji po ich przekazaniu do systemu księgowego.
- Automatyczne generowanie sprawozdań finansowych Po zakończeniu roku obrotowego i przeprowadzeniu niezbędnych procedur zamknięcia, system księgowy umożliwia automatyczne generowanie sprawozdań finansowych. Ważne jest, aby przed finalizacją sprawozdania dokładnie je zweryfikować, upewniając się, że wszystkie dane są spójne i dokładne.
- Zaawansowane analizy i prognozy finansowe Zaawansowane systemy księgowe nie tylko umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych, ale również oferują narzędzia do głębokiej analizy finansowej. Dzięki temu księgowi mogą tworzyć prognozy budżetowe, analizować trendy w przychodach i kosztach oraz identyfikować potencjalne zagrożenia finansowe.
- Integracja z innymi systemami w organizacji Nowoczesne oprogramowanie księgowe jest często zintegrowane z innymi systemami używanymi w organizacji, takimi jak systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRM). Dzięki temu dane mogą być łatwo wymieniane między różnymi działami, co przyspiesza procesy decyzyjne i zwiększa efektywność operacyjną.
- Bezpieczeństwo danych W erze cyfrowej bezpieczeństwo danych stało się priorytetem. Oprogramowanie księgowe musi zapewniać wysoki poziom ochrony przed cyberatakami, a także umożliwiać regularne tworzenie kopii zapasowych. Ponadto, zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak RODO, jest kluczowa.
- Ewolucja roli księgowego Jak wcześniej wspomniano, rola księgowego zmienia się z osoby wprowadzającej dane do eksperta ds. finansów. Księgowi muszą teraz posiadać umiejętności analityczne, zdolności do interpretacji danych i prognozowania trendów. Wraz z rozwojem technologii, księgowi będą coraz bardziej polegać na narzędziach automatyzujących rutynowe zadania, skupiając się na strategicznych aspektach finansów.Podsumowując, technologia odgrywa kluczową rolę w ewolucji księgowości. Automatyzacja, integracja i zaawansowane analizy to tylko niektóre z korzyści, które przynoszą nowoczesne systemy księgowe. Jednakże, wraz z tymi korzyściami, pojawiają się również wyzwania, takie jak zapewnienie bezpieczeństwa danych i dostosowanie się do zmieniających się przepisów. W przyszłości możemy oczekiwać dalszego rozwoju technologii w tej dziedzinie, co przyniesie jeszcze więcej innowacji i możliwości dla profesjonalistów w dziedzinie księgowości.
